Wystawienie faktury za wykonane usługi lub dostarczone towary stanowi standardową praktykę w relacjach biznesowych. Niestety, zdarza się, że mimo upływu terminu płatności, kontrahent nie reguluje zobowiązania. W takiej sytuacji przedsiębiorca może być zmuszony do dochodzenia swoich należności w sądzie. Dochodzenie zaległych płatności z faktur to proces, który wymaga przygotowania, a także znajomości podstawowych zasad prawnych oraz procedur. W niniejszym artykule omówię kroki, jakie należy podjąć, aby odzyskać pieniądze za zaległą fakturę.
Polubowne próby rozwiązania problemu
Zanim skierujemy sprawę do sądu, warto spróbować polubownie załatwić sprawę. Nie wszyscy dłużnicy uchylają się od zapłaty świadomie – czasami przyczyną opóźnienia jest niewiedza, błąd lub chwilowe problemy finansowe. Pierwszym krokiem powinno być wysłanie przypomnienia o zapłacie. Można to zrobić w formie maila, telefonu lub oficjalnego wezwania do zapłaty. Ważne, aby w wezwaniu wyraźnie określić kwotę zaległości, numer faktury oraz termin, w którym oczekujemy zapłaty.
Sprawę można również skierować do mediacji. Mediacje mogą pomóc znaleźć rozwiązanie korzystne dla obu stron i pozwalają uniknąć długotrwałego postępowania sądowego, a w przypadku zawarcia ugody mediacyjnej, może ona zostać następnie zatwierdzona przez sąd i będzie stanowić podstawę chociażby do egzekucji należności.
Gdy jednak te metody zawiodą, konieczne może być złożenie pozwu w sądzie.
Przygotowanie do postępowania sądowego
Zanim skierujemy sprawę do sądu, musimy się odpowiednio przygotować. Podstawą dochodzenia roszczeń w sądzie jest dobrze udokumentowana sprawa. W przypadku zaległych faktur niezbędne dokumenty to:
– kopie wystawionych faktur,
– potwierdzenia dostawy towaru lub wykonania usługi (np. protokoły odbioru),
– korespondencja z dłużnikiem (e-maile, pisma),
– wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniem odbioru korespondencji,
– umowy, na podstawie których wystawiono faktury.
Dokumentacja ta będzie stanowić dowód, że faktura została prawidłowo wystawiona, a usługa lub towar zostały dostarczone zgodnie z umową. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty były kompletne i czytelne – brak odpowiednich dowodów może utrudnić dochodzenie należności w sądzie.
Wybór sądu i rodzaj postępowania
Jeżeli nie udało się polubownie załatwić sprawy, przedsiębiorca może wnieść pozew do sądu. Zaległości z tytułu faktur można dochodzić w postępowaniu cywilnym. W Polsce są dwa tryby, które są szczególnie często wykorzystywane przy dochodzeniu roszczeń finansowych:
– Postępowanie upominawcze – szybki tryb postępowania, w którym sąd wydaje nakaz zapłaty bez przesłuchiwania stron. Dłużnik ma prawo wnieść sprzeciw w ciągu 14 dni od doręczenia nakazu. Jeśli nie zgłosi sprzeciwu, nakaz staje się prawomocny i może być podstawą do egzekucji komorniczej.
– Postępowanie nakazowe – tryb pozwalający na szybkie uzyskanie nakazu zapłaty, ale wymaga dostarczenia niepodważalnych dowodów, takich jak faktury, umowy czy potwierdzenia odbioru towarów. W przypadku postępowania nakazowego, dłużnik musi wnieść zarzuty w ciągu 14 dni od otrzymania nakazu. Wniesienie zarzutów nie wstrzymuje jednak wykonania nakazu, co oznacza, że przedsiębiorca może rozpocząć egzekucję.
Wybór postępowania zależy od sytuacji, charakteru roszczenia oraz dostępnych dowodów. W obu przypadkach, szybki tryb postępowania ma na celu przyspieszenie procesu odzyskiwania należności, co jest szczególnie istotne dla przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć długotrwałego postępowania sądowego.
Składanie pozwu
Pozew o zapłatę to kluczowy dokument, od którego zależy powodzenie postępowania sądowego. Musi on spełniać określone wymogi formalne.
Do pozwu należy dołączyć wszystkie niezbędne dokumenty, w tym faktury, umowy i inne dowody. Pozew składa się w sądzie rejonowym lub okręgowym, w zależności od wartości przedmiotu sporu. Jeżeli kwota dochodzona wynosi mniej niż 100 000 zł, pozew wnosi się do sądu rejonowego, natomiast powyżej tej kwoty – do sądu okręgowego.
Koszty postępowania sądowego
Składając pozew, należy uiścić opłatę sądową, której wysokość zależy od wartości przedmiotu sporu. W przypadku roszczeń pieniężnych, opłata co do zasady wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, w przypadku wartości przedmiotu sporu powyżej 20 tysięcy złotych.
Dodatkowo, jeśli sprawa będzie skomplikowana, warto rozważyć zlecenie prowadzenia postępowania profesjonalnemu pełnomocnikowi – adwokatowi lub radcy prawnemu. Choć jest to dodatkowy koszt, może okazać się kluczowe dla skutecznego dochodzenia roszczeń. W przypadku wygranej, sąd obciąży dłużnika kosztami zastępstwa procesowego.
Postępowanie sądowe
Po złożeniu pozwu, sąd analizuje dokumenty i dowody. W przypadku postępowania upominawczego lub nakazowego, sąd może wydać nakaz zapłaty na podstawie samych dokumentów, bez konieczności przeprowadzania rozprawy. Jeśli dłużnik nie złoży sprzeciwu lub zarzutów, nakaz się uprawomocnia i może być podstawą do egzekucji.
Jeżeli jednak dłużnik wniesie sprzeciw lub zarzuty, sprawa przechodzi do normalnego trybu postępowania cywilnego. Sąd wyznacza rozprawę, na której obie strony przedstawiają swoje argumenty oraz dowody. Ostatecznie sąd wydaje wyrok, który rozstrzyga, czy roszczenie jest zasadne.
Egzekucja należności
Jeśli sąd wyda nakaz zapłaty lub wyrok, który się uprawomocni, a dłużnik nadal nie reguluje zobowiązania, przedsiębiorca może skierować sprawę do komornika. Komornik, na podstawie tytułu wykonawczego (nakazu zapłaty lub wyroku zaopatrzonego w klauzulę wykonalności), rozpocznie egzekucję z majątku dłużnika. Może to obejmować zajęcie rachunków bankowych, wynagrodzenia za pracę, ruchomości (np. samochodu) czy nieruchomości.
Warto pamiętać, że egzekucja komornicza wiąże się z dodatkowymi kosztami, które w dużej mierze pokrywa dłużnik. Niemniej jednak, skuteczna egzekucja często jest ostatnim etapem w procesie dochodzenia zaległych należności.
Podsumowanie
Dochodzenie należności z tytułu zaległej faktury może być skomplikowanym i czasochłonnym procesem, szczególnie jeśli dłużnik unika płatności. Dlatego warto skorzystać z pomocy prawnika, który pomoże przejść przez wszystkie etapy postępowania – od polubownego załatwienia sprawy, po prowadzenie procesu sądowego i egzekucję komorniczą. Dobrze przygotowana sprawa oraz znajomość procedur są kluczowe dla skutecznego odzyskania należności.
Autorem wpisu jest adwokat Marek Jaroch.
Zobacz także: adwokat Białystok